В сегодняшнюю цифровую эпоху сотрудники используют свои личные телефоны, планшеты и иные устройства для выполнения рабочих задач. Этот аспект приводит к необходимости принятия политики “Bringing Your Own Device” (BYOD) – «Политики использования собственных устройств», – которая позволяет сотрудникам использовать собственные смартфоны, планшеты, ноутбуки и другие устройства в рабочих целях. Хотя политики BYOD являются безусловной необходимостью для организаций, их применение требует понимания связанных с ними юридических аспектов и вопросов безопасности, которые организациям следует учитывать при создании такого внутреннего регламента.
I. Преимущества политики BYOD
Политика BYOD может дать ряд преимуществ как сотрудникам, так и работодателям. Во-первых, такой регламент обеспечивает гибкость и удобство, позволяя сотрудникам работать где угодно и когда угодно, используя предпочитаемые ими устройства. Такая гибкость может повысить производительность и баланс между работой и личной жизнью. Сотрудники могут свободно выбирать устройства, которые им наиболее удобны, что позволяет им выполнять задачи более эффективно. Более того, используя собственные устройства, сотрудники, как правило, лучше знакомы с соответствующей технологией, что приводит к снижению затрат организаций на обучение.
II. Правовые аспекты
Внедрение и реализация политики BYOD требует тщательного рассмотрения различных юридических последствий, особенно в отношении конфиденциальности и защиты данных.
1. Конфиденциальность данных
Организации должны установить протоколы для защиты конфиденциальной информации компаний и клиентов, хранящейся на личных устройствах. В России конфиденциальность данных и связанные с ней вопросы регулируются Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ “О коммерческой тайне”, Федеральным законом от 27 июля 2006 № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”, Федеральным законом от 07.07.2003 № 126-ФЗ “О связи”, Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ “О персональных данных” и рядом других нормативных актов. В Соединенных Штатах конфиденциальность данных регулируется такими нормативными актами, как Калифорнийский закон о конфиденциальности потребителей (CCPA) и Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA). Аналогичным образом, Общий регламент по защите данных (GDPR) применяется к организациям, обрабатывающим персональные данные физических лиц в ЕС. Соблюдение этих правил имеет решающее значение для предотвращения негативных юридических последствий.
2. Права интеллектуальной собственности
Политика BYOD нужна во многом для защиты интеллектуальной собственности организаций. Организации должны четко определить периметр прав ИС и разграничить их в соответствующих трудовых договорах и политике BYOD для защиты прав ИС и предотвращения неправомерного использования конфиденциальной информации.
3. Мониторинг сотрудников
Крайне важно сбалансировать необходимость мониторинга связанной с работой деятельности организаций с правами сотрудников на конфиденциальность. Организации должны установить четкую политику, которая уравновешивает их право контролировать деятельность, связанную с работой, с разумным ожиданием сотрудника на защиту своих прав в области персональных данных.
4. Ответственность и соблюдение требований
Отсутствие политики BYOD является потенциальным риском и повлечь ответственность для организаций. Работодателям рекомендуется прописывать обязанности и ограничения в отношении использования устройств и соблюдения применимых законов и правил в своих политиках BYOD. Регулярный аудит, периодические оценки рисков и программы обучения могут помочь обеспечить соблюдение требований и смягчить потенциальные юридические проблемы.
Несмотря на то, что в мире существует множество законов о защите данных, организациям крайне важно обращаться за юридическими консультациями, специфичными для их юрисдикции, чтобы обеспечить соблюдение всех соответствующих законов и правил, касающихся политики BYOD.
III. Риски безопасности и стратегии их снижения
Принятие политик BYOD снижает потенциальные риски безопасности. Персональные устройства могут не иметь адекватных мер защиты, что делает их уязвимыми для взлома, вредоносного ПО или несанкционированного доступа. Чтобы снизить эти риски, организациям необходимо внедрить надежные меры безопасности. Сюда входит обязательная защита паролем, двухфакторную аутентификацию, регулярные обновления программного обеспечения, возможность удаленного удаления данных в случае потери или кражи, а также обеспечение соответствия всех устройств минимальным стандартам безопасности. Внедрение безопасной сетевой инфраструктуры с надежными межсетевыми экранами, системами обнаружения вторжений и зашифрованными каналами связи также имеет решающее значение. Тщательные программы повышения осведомленности и обучения сотрудников могут помочь обучить их потенциальным рискам и передовым методам соблюдения безопасности.
IV. Конфиденциальность личных данных сотрудников
Политика BYOD поднимает вопросы по поводу обеспечения конфиденциальности личных данных сотрудников, поскольку работодатели могут иметь доступ к личным данным, хранящимся на устройствах сотрудников. Крайне важно найти баланс между необходимостью мониторинга деятельности, связанной с работой, и уважением конфиденциальности сотрудников. Компании должны четко определить степень своего права на мониторинг и доступ к личным устройствам, в идеале посредством хорошо продуманной политики, в которой описываются допустимые действия по мониторингу. Крайне важно принять меры, гарантирующие, что персональные данные не будут подвергаться неоправданному доступу и не будут передаваться. Устанавливая четкие правила и границы, организации могут поддерживать баланс между защитой интересов компании и уважением прав сотрудников на неприкосновенность частной жизни.
Заключение
Политика BYOD обеспечивает значительные преимущества на современном рабочем месте, основанном на технологиях, как для организаций, так и для сотрудников. Однако реализация такой политики требует тщательного планирования, рассмотрения возможных юридических последствий и принятия надежных мер безопасности. Нахождение правильного баланса между необходимостью соблюдения конфиденциальности сотрудников и организационными потребностями являются ключевым фактором. Благодаря хорошо продуманной политике BYOD организации могут сочетать преимущества использования сотрудниками удаленного места работы и производительности сотрудников, одновременно эффективно снижая вероятность потенциальных юридических рисков и проблемы безопасности организаций.
* * *
Этот материал предназначен только для ознакомления и не является юридической консультацией. Если у вас есть какие-либо вопросы или вы хотите узнать больше по теме этой статьи или практике нашей фирмы в области регулирования в сфере технологий, обращайтесь к нам по адресу info@danilovpartners.ru.